É impossível encontrar atualmente qualquer negócio que não utilize tecnologia em algum nível, mas é muito fácil encontrar empreendimentos que ainda não extraem o máximo e o melhor das possibilidades.
A aplicação da tecnologia para pequenas empresas é abrangente, tanto em relação a setores de cada negócio quanto a ramos de atuação. Com ferramentas mais generalizadas e softwares de nicho bastante específicos, todos os processos e a gestão podem ser modernizados e potencializados.
A seguir, vamos mostrar cinco das principais aplicações e por quais motivos elas são importantes.
Computação em nuvem
A palavra “computação” serve exatamente para demonstrar como o uso da nuvem pode ser amplo, com a sua aplicação a um negócio trazendo uma série de vantagens.
Além do já muito conhecido armazenamento de dados em nuvem, há soluções como de plataforma em nuvem (Plataforma como um Serviço — PaaS) e infraestrutura em nuvem (Infraestrutura como um Serviço — IaaS), dentro das quais a guarda da informação é somente uma das funcionalidades.
Por exemplo, na plataforma em nuvem, o negócio conta com um local para hospedar e rodar todas as suas ferramentas tecnológicas, como site, software e aplicativo da empresa. Assim, além do armazenamento de dados, a computação necessária para o funcionamento dos sistemas acontece também com base na nuvem.
Consequentemente, ocorre grande redução de custos com a dispensa da compra de hardwares, como servidores potentes, e manutenção e melhoria de aparelhos periodicamente.
Automação de processos
Sejam operacionais, gerenciais ou de rotinas administrativas, quase 100% das tarefas e dos fluxos de trabalho de qualquer empresa podem ser automatizados.
Para muitos dos processos, existem softwares que abrangem boa parte do trabalho e até mesmo conciliam operação e gestão em sistema único. Já para necessidades específicas, há empresas tecnológicas de nicho oferecendo automação e informatização com foco em determinados mercados, departamentos ou gestores.
O mesmo vale para tarefas não operacionais relacionadas a suporte para o restante da empresa, como segurança básica da informação. Ao invés de fazer cópias frequentes de dados e realizar outros trabalhos manuais, o negócio pode centralizar a guarda e a movimentação da informação em nuvem e contar com backups automáticos rotineiros, além de funções próprias de segurança — como criptografia e controle de acesso personalizado.
Coleta e análise de dados
Assim como se pode aplicar computação em nuvem e automação para os mais diferentes processos e na gestão, ferramentas possibilitam que eles também produzam ampla gama de dados e auxiliam na avaliação.
Em softwares já voltados para automação de processos e gestão, recursos como relatórios devem ser personalizados para segmentar a informação exposta e relacionar dados não diretamente ligados para a visualização de efeitos e influências no todo da empresa. Já sistemas distintos podem ser integrados, o que permite que dados transitem de uns para os outros e seus relatórios não sejam sempre individualizados e limitados.
Caso o gestor queira elevar o patamar da análise e do cruzamento de dados, e aprofundar a coleta da informação, pode investir em softwares de Business Intelligence, focados exclusivamente no trabalho com dados para auxiliar tomada de decisões, revelar insights ocultos e oportunidades e até prever cenários internos e de mercado.
Segurança
Contas de usuários, senhas e backups atualmente já são recursos muito básicos de segurança para sistemas e informações. Com grande número de ameaças virtuais, que a cada dia ficam mais sofisticadas em funcionamento e camuflagem, a tecnologia para pequenas empresas oferece soluções mais robustas e eficientes.
Os prejuízos podem ser enormes para o negócio que é vítima de criminosos digitais. Segundo o estudo Fast Facts, de 2019, da Trend Micro, especialista em cibersegurança, o Brasil é o segundo país no mundo com mais ocorrências de sequestros de dados, concentrando mais de 10% de todos os casos no mundo. A maioria desses sequestros consiste em obter dados sensíveis e estratégicos das empresas para extorqui-las em troca da devolução da informação ou da liberação do acesso a ela que foi hackeado.
Então, é preciso tirar proveito de soluções como:
- ferramentas licenciadas e completas de antivírus, antispam e firewall, que são constantemente atualizadas para responder adequadamente às novas ameaças e formas de ataque;
- controle de acesso a dados;
- acesso seguro para usuários móveis e em home office;
- análise de vulnerabilidades.
Em geral, os gestores veem os gastos com essas soluções como custos, mas na verdade são investimentos pelo caráter preventivo em relação a problemas e prejuízos.
Potencialização de marketing e vendas
Naturalmente, as empresas têm conhecimento sobre seus clientes pelas experiências com eles. Mas é possível conhecê-los ainda melhor e definir processos mais eficazes para estratégias de marketing e vendas.
O uso de ferramentas específicas permite saber o que não é possível somente pelo contato com clientes, como os temas mais buscados pelo público em potencial na internet e quais são os volumes das pesquisas. Essas informações ajudam na estratégia de marketing, especialmente para fazer postagens e criar conteúdos segmentados em site e redes sociais.
Já para o processo de vendas, softwares podem coletar dados de clientes em potencial para que os responsáveis pelo fechamento de negócios conheçam melhor os possíveis clientes e façam abordagens mais assertivas. Além disso, eles ajudam na gestão de cada negociação em relação a frequência e forma de contato, valores e previsões.
Comunicação
Com o tempo, a comunicação entre profissionais e equipes ganhou necessidades como compartilhamento remoto de informação, mobilidade e encurtamento de distâncias entre pessoas e empresas.
O Teams, da Microsoft, é um bom exemplo de aplicação tecnológica que atende a essas necessidades sem que o negócio precise de uma estrutura complexa ou tenha que fazer um grande investimento. Além de oferecer as muito utilizadas videoconferências, a ferramenta conta com recursos como agendamento de reuniões, criação de espaços de trabalho com diversos membros de uma equipe, chats e diferentes formas de compartilhar arquivos em diferentes formatos.
Algo que os recursos citados têm em comum, e que é uma boa notícia para gestores, é que todos eles são viáveis para negócios pequenos. Sejam mais ou menos robustos, há planos e pacotes variados de soluções ou mesmo pensados para empreendimentos com mais limitações de caixa. Então, a viabilidade financeira pode ser aliada a retorno sobre investimento para implementação das funcionalidades e melhoria da estrutura empresarial em todos os seus pontos.
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