Processos integrados funcionam centralizados em uma tecnologia ou em tecnologias que se comunicam, não sendo totalmente individualizados. Eles também rodam dentro de um fluxo de trabalho contínuo, no qual as tarefas são interligadas, já que são interdependentes e geram influência umas nas outras.
Para promover a integração de processos, é necessário mapeá-los e ter uma visão abrangente do negócio e de como as atividades interferem umas nas outras e nos resultados individuais e gerais. Também é preciso investir em tecnologia e moldar a infraestrutura de tecnologia de forma a dar fluidez aos fluxos, compartilhar informações e interligar etapas de trabalho.
Adiante, vamos explicar como a tecnologia ajuda a desenvolver processos integrados e por que ela é fundamental nesse tipo de organização.
Melhorando a gestão de dados
Informações geradas pela empresa, e para ela por terceiros, precisam ser registradas, utilizadas em diferentes tarefas e compartilhadas entre a equipe e gestores. Esses dados devem ainda estar seguros, serem distribuídos com agilidades e serem confiáveis para utilização em rotinas e tomada de decisão.
Com processos e sistemas sendo integrados, eliminam-se os riscos de registos duplicados de números e esquecimentos de lançamentos pela automação dessas etapas.
Por exemplo, valores pagos por clientes são necessários nas rotinas administrativas, como de faturamento e contabilidade, e para análises financeiras da gestão empresarial. São tarefas que ficam a cargo de diferentes pessoas. Logo, esses valores não podem ser apenas de conhecimento de quem emite as notas fiscais.
Aplicando a integração e a automação, esses valores, assim que registrados em notas fiscais ou meios de cobrança podem automaticamente ficar disponíveis para os demais profissionais que precisam dessa informação. Assim, todos rodam seus processos, e o gestor faz suas análises, obtendo os mesmos dados simultaneamente.
Aumentando a produtividade
Um dos grandes ganhos dessa estrutura organizacional está no aumento de produtividade, pois ela evita que profissionais com responsabilidades distintas repitam tarefas. Isso pode ocorrer quando a equipe não tem uma boa comunicação estabelecida, e cada profissional não está a par de como os demais participam do todo.
Ademais, o fluxo de trabalho ocorre mais rapidamente pela menor possibilidade de ocorrem interrupções para busca de dados ou status de outras tarefas, que podem ser mais facilmente reconhecidos. Consequentemente, a necessidade de reuniões – que interrompem vários profissionais da equipe ao mesmo e o gestor – é menor, pois muitas vezes o que seria exposto nelas é rapidamente obtido sem interação com outras pessoas.
Outra forma de elevar a produtividade é reduzindo o número de etapas de cada fluxo de trabalho, como aqueles que em algumas empresas passam por duas ou mais fases para serem concluídos.
Empresas que emitem suas notas fiscais e junto a elas cobranças via boleto ou cartão de crédito podem unificar essas partes do trabalho de faturamento, com a cobrança sendo automaticamente gerada a partir do documento fiscal ou vice-versa.
Melhorando a comunicação interna
Quando a estratégia de marketing de um negócio gera oportunidades para novas vendas, profissionais responsáveis pelo processo comercial precisam receber essas oportunidades para finalizarem o fluxo de marketing e vendas – prospecção, relacionamento e fechamento.
Em um ambiente de rotinas incorporadas, essa passagem de etapas não depende de reuniões frequentes para troca de informações e percepções. A área comercial pode receber os contatos trabalhados pelo marketing automaticamente em sistemas e por e-mail com histórico das pessoas que serão trabalhadas adiante no processo comercial.
É uma forma de tornar a comunicação mais fluida e rápida sem perda de qualidade ou prejuízo ao desempenho de funcionários.
Outras maneiras de qualificar e agilizar a comunicação é com ferramentas de videoconferência e chats para redes internas. São soluções que podem ser integradas a agendas virtuais, e-mails e até a softwares que rodam processos administrativos e operacionais, propiciando o compartilhamento de dados desses sistemas.
Aumentando a segurança da informação
Como você pôde perceber, a integração de processos passa também pela centralização de informação e tarefas em sistemas e pela integração entre diferentes plataformas. Esse ajuste entrega ao negócio uma infraestrutura de tecnologia mais enxuta e fácil de ser controlada, simplificando também as ações praticadas para manter segurança e privacidade dos dados, como implementação de mais camadas de proteção e definição de níveis de acesso para cada profissional.
Consequentemente, a empresa fica com menos dados dispersos entre tecnologias e bancos de dados variados. Quanto mais informação espalhada por vários locais, mais difícil tomar cuidados em relação a ameaças virtuais ou a quem acessa os registros e quando.
Reduzindo custos
Com uma equipe mais produtiva, não há necessidade crescente de contratar profissionais para atender às demandas internas e externas do negócio, ainda que ocorra algum aumento de volume. Então, economiza-se com folha de pagamentos, que é algo relevante para a estrutura de custos de qualquer empreendimento.
Outra economia alcançada é com a própria infraestrutura de tecnologia, devido à centralização de tarefas em torno de uma ou poucas e integradas plataformas, com uso também de menos bancos de dados. Aliás, além da possível economia, pode-se obter retorno maior sobre os investimentos feitos nessa infraestrutura.
Por fim, a forma como a tecnologia atua na integração de processos, conforme abordamos neste texto, gera uma enorme vantagem: aumento da capacidade de competir no mercado. E essa maior competitividade fica muito clara em um dos exemplos que demos anteriormente, mostrando como marketing e vendas podem funcionar mais rapidamente e em conjunto com bom desempenho, o que acelera a aquisição de clientes.
A vantagem competitiva aparece ainda em outros benefícios gerados pela implementação de hardwares e softwares para melhores fluxos de trabalho, como agilidade no atendimento a clientes e melhor saúde financeira pela redução de custos.
Agora, mapeie os procedimentos da sua empresa observando como eles se interligam e seus dados são trabalhados para perceber se está ocorrendo uma boa integração ou alguma intervenção, como as exemplificadas, é necessária. E não deixe de assinar a nossa newsletter para acompanhar outros conteúdos que postaremos com foco no bom desenvolvimento do seu negócio.
