Com menos despesas, um negócio pode ter lucratividade maior e mais sobras no caixa para fazer investimentos e manter-se competitivo. Por esses e outros motivos, com a saúde financeira empresarial, a redução de custos é buscada constantemente.
Porém, como o resultado obtido precisa ser positivo, não basta aplicar cortes em gastos sem uma visão mais ampla deles e da organização. Inclusive, o simples corte indiscriminado pode acabar afetando a empresa, e não a ajudando.
Na abordagem de sete tópicos, vamos explicar como reduzir despesas de maneira estratégica, pensando também no progresso da empresa.
Investir em sustentabilidade
Ações sustentáveis resultam em uso mais adequado de recursos e na otimização deles, fazendo com que o negócio tenha menos despesas e ainda melhore sua imagem perante clientes, fornecedores e parceiros por demonstrar responsabilidade socioambiental.
Um bom exemplo de ação sustentável para redução de custos é a instalação de painéis solares para uso de energia elétrica com fonte renovável. Segundo relatos de usuários para a imprensa, a conta de energia elétrica pode ter o valor mensal diminuído em até 90%. Logo, em algum momento a economia alcança o valor investido no projeto de instalação, havendo o retorno do investimento. E depois disso ela continua ocorrendo.
Planejar a terceirização de setores
Por exemplo, para manter funcionários dedicados a serviços de limpeza e conservação é preciso, além de pagar os salários, arcar com encargos sociais e outros direitos trabalhistas e deveres de empregadores previstos na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Ainda é preciso providenciar uniformes, equipamento de proteção e materiais de trabalho.
Considerando o exemplo acima, a terceirização desses trabalhos para um fornecedor especializado em cuidados com imóveis pode gerar um corte considerável de gastos, aliado à diminuição de preocupações com contratação e gestão de pessoal.
O mesmo pensamento pode ser aplicado às necessidades tecnológicas do negócio, que mesmo sendo de porte médio ou grande nem sempre precisa manter uma grandiosa infraestrutura interna. Não sendo possível terceirizá-la totalmente, a empresa pode manter somente uma infraestrutura básica e insubstituível, enquanto outras demandas, como pontuais de suporte, são entregues de maneira assertiva por parceiros externos.
Adotar o home office quando possível
Algo que todos puderam perceber durante a pandemia do novo coronavírus foi que nem toda tarefa precisa ser realizada presencialmente. Por isso, e pela redução de gastos possível com o home office, muitas empresas decidiram, durante e após o período de isolamento em escritórios, manter esse formato de trabalho para determinados profissionais e setores.
Seja total ou parcialmente, o home office freia despesas recorrentes, principalmente com transporte e manutenção de local de trabalho. Funcionários que trabalham em casa não precisam receber vale-transporte, não usam energia elétrica e água da empresa e geram menos demanda de limpeza e conservação de locais.
Por outro lado, cuidados são necessários para que esse meio de reduzir custos não se torne fonte de prejuízo, estendendo a segurança tecnológica do ambiente interno ao home office dos funcionários. Disponibilizar VPN, por exemplo, é uma maneira de evitar que computadores fornecidos pela empresa ou particulares dos empregados sejam afetados por ameaças virtuais que chegam por sites e e-mails ou até pelas redes privadas das casas dos trabalhadores.
Fazer uma revisão tributária
Médias e grandes empresas lidam com alta carga tributária e complexa burocracia para apurar impostos e entregar declarações exigidas pelo Fisco. Em meio a isso, qualquer descuido pode resultar em pagamentos tributários indevidos ou desperdício de chances de obter benefícios e isenções.
Como legalmente é possível solicitar restituição ou compensação de um período até o prazo de cinco anos, o que não foi revisado e refere-se aos últimos cinco anos pode esconder oportunidades de redução de custos, como:
- créditos fiscais não utilizados para abatimento;
- benefícios fiscais não aproveitados;
- pagamentos de impostos a maior cujas devoluções podem ser solicitadas.
A revisão não só dos processos internos, mas também da legislação tributária, junto a simulações, pode revelar também a possibilidade de mudança para um regime tributário mais vantajoso financeiramente.
Buscar soluções alternativas às tradicionais
Se ligações telefônicas são necessárias constantemente, o negócio pode utilizar telefonia VoIP. Se a empresa está frequentemente aumentando sua despesa com espaço em nuvem pública de dados, pode migrar para a nuvem privada. Se gasta muito tempo e dinheiro com idas a cartórios para assinaturas de contratos, pode adotar uma solução de gerenciamento e assinatura de documentos online com validade jurídica.
Mesmo quando alguma dessas soluções exige um investimento inicial, como migração para nuvem privada e adoção de telefonia VoIP, a economia recorrente que geram faz as mudanças serem válidas. E após uns meses ou um ano, o montante economizado pode já ter coberto o investido, deixando permanente uma estrutura de custos mais enxuta.
Revisar processos
Os objetivos de mapear e revisar os fluxos de trabalho são identificar possíveis falhas e aproveitar oportunidades de melhoria e otimização. Ao fazer essa revisão, o responsável pode encontrar burocracia interna desnecessária, gastos redundantes e gargalos em processos operacionais e não operacionais – que podem ficar ocultos em meio ao grande volume de trabalho que as empresas de portes maiores têm.
Investir em tecnologia
Falar em investir quando o foco é redução de custos pode parecer estranho, mas o retorno sobre o investimento em tecnologia pode ser bem mais relevante do que se teria em um simples corte de gastos, tanto pelas economias futuras quanto pela qualificação da estrutura organizacional do negócio e de seus processos.
Segundo a pesquisa Global Cost Survey 2019 da consultoria Deloitte, feita com mais de 1200 executivos de empresas de diversos países, o investimento em tecnologia é um dos principais tópicos de uma estratégia de redução de gastos.
Por exemplo, ao automatizar tarefas que anteriormente eram manuais, a conclusão delas pode ser agilizada e ganhar produtividade. Assim, o mesmo número de demandas pode ser suprido com menos funcionários, o que representa uma boa contenção na folha de pagamentos.
Como você pôde perceber ao longo do texto, cortes de gastos não podem se resumir a eliminar contas. Precisam ser feitos com ponderação e pensamento estratégico, pois nem sempre as soluções mais simples e facilmente visualizadas são as melhores para o negócio, que pode sofrer se a redução for feita incorretamente.
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