Se você está à frente de uma empresa, provavelmente já ouviu falar sobre a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Essa legislação brasileira, que entrou em vigor em 2020, tem um papel crucial na proteção da privacidade dos dados pessoais e estabelece regras para o tratamento dessas informações pelas organizações.

Neste artigo, vamos explorar as etapas fundamentais para que sua empresa possa se adequar à LGPD de forma eficiente e garantir a conformidade legal, protegendo os dados de seus clientes.

De acordo com o diretor da Smart Support, Luciano Alonso, é importante que as empresas entendam a importância da adequação à LGPD e, o mais importante ainda, preparem as pessoas. “A adequação de uma empresa à Lei Geral de Proteção de Dados exige a análise dos processos de trabalho e, especialmente, como as pessoas lidam com os dados pessoais”, explica.

Na Smart Support o processo de adequação à LGPD é dividido em 8 grandes etapas. Confira a seguir.

Etapa 1: Reunião com a Alta Gestão da Empresa

O primeiro passo rumo à evolução à LGPD é reunir a alta gestão da empresa. Nesse encontro, é fundamental que a equipe explicite os macroprocessos operacionais e o fluxo de informações pessoais que são tratados pela organização. Essa compreensão é essencial para entender como os dados pessoais são utilizados e para estabelecer as bases da conformidade.

Segundo Luciano Alonso, essa reunião é um dos momentos mais importantes do processo, pois é onde a empresa demonstra sua participação nos tratamentos de dados e define sua posição como controladora ou operadora.

Etapa 2: Mapeamento dos Dados Pessoais

Após a reunião inicial, entra em cena o mapeamento dos dados pessoais. Nessa etapa, a equipe responsável pelo processo de aprimorar a conversa com cada setor da empresa onde ocorre o tratamento de dados pessoais. O objetivo é conhecer como os dados são coletados, processados, armazenados e compartilhados.

Essa fase é uma das mais demoradas do processo, pois envolve conversas com diferentes departamentos. O resultado é um mapa detalhado de todos os dados pessoais tratados pela empresa, o que é essencial para as próximas etapas.

Etapa 3: Enquadramento nas Bases Legais da LGPD

Uma vez mapeados, os dados pessoais são analisados e enquadrados em uma das dez bases legais previstas na LGPD. Essas bases determinam as hipóteses em que o tratamento de dados é permitido. É importante compreender que a LGPD não permite o tratamento de dados pessoais de forma indiscriminada.

Cada dado coletado deve ser cuidadosamente analisado para ver se enquadrado em uma das bases legais. Dados sem justificativa legal devem ser removidos dos processos operacionais da empresa.

Etapa 4: Avaliação da Segurança da Informação

A LGPD dá grande importância à segurança da informação. Por isso, é essencial avaliar os recursos e políticas de TI da empresa. Nessa etapa, são analisados controles de acesso, políticas de backup, prevenção contra vazamento de dados, firewalls, atualização de sistemas e outras medidas de segurança.

Essa análise da TI é um ponto crítico da evolução da LGPD, sendo fundamental para garantir que os dados pessoais estejam protegidos contra possíveis incidentes de segurança.

Etapa 5: Implementação de Melhorias e Ajustes

Com base na análise da segurança da informação, a empresa implementa as melhorias e ajustes necessários para garantir a conformidade com a LGPD. Isso inclui a adoção de novas políticas de segurança, a implementação de ferramentas de controle e proteção de dados, a atualização de sistemas e a adoção de práticas recomendadas de segurança cibernética.

É nessa fase que a empresa realmente põe em prática as medidas para proteger os dados pessoais. A implementação dessas melhorias é o que garante efetivamente a segurança dos dados.

Etapa 6: Documentação Exigida pela LGPD

A LGPD requer a criação de uma série de documentos que comprovem a evolução da empresa à lei. Entre eles estão o mapa de fluxo de dados, a política de segurança da informação, orientações de segurança a fornecedores e terceiros, relatório de impacto à proteção de dados pessoais e outros documentos acessórios. Esses documentos devem ser atualizados periodicamente.

A documentação é uma parte essencial da conformidade com a LGPD. Ela serve como prova de que a empresa está adotando as medidas necessárias para proteger os dados pessoais.

Etapa 7: Conscientização e Sensibilização da Equipe

Uma empresa adequada à LGPD deve promover a conscientização de toda a equipe. São realizados workshops e fornecido material de boas práticas para que os funcionários entendam a importância da proteção de dados e saibam como proceder em relação ao tratamento de informações pessoais. Isso inclui orientações sobre o uso de dados, acesso a informações e condutas seguras.

Uma das iniciativas que ganharam destaque em auditorias realizadas pelos clientes da Smart Support é a possibilidade de executarmos testes de phishing como parte do processo de conscientização. Essa medida tem se mostrado extremamente eficiente para avaliar a eficácia dos protocolos de segurança de e-mail e garantir que os funcionários estejam atentos e preparados para identificar possíveis ameaças cibernéticas.

É fundamental que todos os colaboradores estejam conscientes da importância da LGPD e saibam como agir para proteger os dados dos clientes. A conscientização é uma das melhores defesas contra possíveis incidentes de segurança.

Etapa 8: Auditoria Final de Verificação de Conformidade

Após a implementação das melhorias e ajustes, é realizada uma auditoria final para verificar a conformidade da empresa com a LGPD. Essa auditoria é fundamental para assegurar que todos os processos estejam de acordo com as exigências da legislação.

Essa é uma etapa em que a empresa verifica se todas as medidas adotadas foram de fato eficientes e estão garantindo a proteção dos dados pessoais.

Proteja a privacidade dos dados pessoais

A evolução de uma empresa à LGPD é um processo desafiador, porém essencial nos dias atuais. Proteger a privacidade dos dados pessoais é uma obrigação legal, mas também é uma forma de conquistar a confiança dos clientes e parceiros.

Seguir as etapas de conformidade mencionadas neste artigo é o caminho para garantir que sua empresa esteja em conformidade com a LGPD e, assim, possa lidar com dados pessoais de forma segura e responsável.

Lembre-se de que cada organização é única e, portanto, o processo de satisfação pode variar em complexidade, mas com o apoio adequado, como o oferecido pela Smart Support, é possível enfrentar esse desafio de forma eficiente e bem-sucedido.

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